Praktikum in der öffentlichen Verwaltung – ein Bericht von Pauline*

Im Rahmen meines Studiums absolvierte ich ein Praktikum in einem Landesamt, das sowohl untere staatliche Verwaltungsbehörde als auch kommunale Behörde des Landkreises ist. Da das Gebäude am Hauptstandort nicht alle Mitarbeitenden beherbergen kann, gibt es mehr als 15 Außenstellen, die auf die drei Standorte verteilt sind. Die MitarbeiterInnen sind in den unterschiedlichsten Berufen beim Landratsamt beschäftigt. Unter der Leitung des Landrates erfüllen die MitarbeiterInnen die vielfältigsten Aufgaben. In seiner Funktion als Staatsbehörde nimmt das Landratsamt Aufgaben wahr, die ihm als untere Verwaltungsbehörde gesetzlich zugewiesen sind. Zu den vielen Aufgaben, die in diesen Zuständigkeitsbereich fallen, zählen unter anderem die Erteilung von Aufenthaltsgenehmigungen und Führerscheinen, die Unterbringung von Asylbewerbern und Flüchtlingen, der Betrieb und die Unterhaltung von Bundes- und Landesstraßen, die Lebensmittelüberwachung und die Vermessung von Flurstücken. Außerdem führt das Landratsamt die Rechtsaufsicht über die Gemeinden und ist als Widerspruchsbehörde zuständig für die Prüfung der Rechtmäßigkeit von Entscheidungen der kreisangehörigen Gemeinden. Als kommunale Behörde des Kreises erledigt das Landratsamt Aufgaben, welche die einzelnen Gemeinden wegen zu geringer Leistungsfähigkeit nicht selbst bearbeiten können oder einer für den gesamten Kreis einheitlichen Wahrnehmung bedürfen. Diese Aufgaben lassen sich in Pflichtaufgaben und freiwillige Aufgaben unterscheiden. Gesetzlich verpflichtet ist das Landratsamt beispielsweise zur Abfallverwertung und -beseitigung, zur Gewährung von Sozialleistungen und zum Betrieb des Kreiskrankenhauses. Die Organisation des öffentlichen Personennahverkehrs, die Förderung der Wirtschaft und die Sportförderung zählen zu den freiwilligen Aufgaben.

Um für genügend Nachwuchskräfte zur Erfüllung dieser Aufgaben zu sorgen, bietet das Landratsamt verschiedene Ausbildungsgänge an. Ebenso wie die Aufgaben der Behörde sind auch die Ausbildungsmöglichkeiten breit gefächert. Zu den angebotenen Bachelorstudiengängen zählen zum Beispiel Public Management, Wirtschaftsinformatik und Sozialpädagogik. Vermessungstechniker, Verwaltungsfachangestellte und Straßenwärter werden ebenfalls am Landratsamt ausgebildet.

Mein Berufspraktikum beim Landratsamt hatte einen zeitlichen Umfang von insgesamt 240 Stunden. Dies entspricht sechs Wochen Vollzeitarbeit. Während dieser Zeit habe ich in zwei unterschiedlichen Abteilungen mitgearbeitet. Zwei der sechs Wochen habe ich tageweise während des Semesters in der Pressestelle der Behörde abgeleistet. Die restlichen vier Wochen verbrachte ich am Stück in den Semesterferien im Personalamt der Organisation.

Aufgaben und Tätigkeiten im Praktikum

Der folgende Abschnitt beschäftigt sich mit meinen Aufgaben während des Berufspraktikums. Da ich in zwei verschiedenen Bereichen tätig war, gliedert er sich in die beiden Tätigkeitsbereiche Pressestelle und Personalamt. Im Folgenden werden die beiden Abteilungen zuerst kurz vorgestellt und anschließend die einzelnen Aufgaben, welche ich zu bearbeiten hatte, beschrieben.

Pressestelle

Die Aufgaben der MitarbeiterInnen der Pressestelle lassen sich in zwei Gebiete einteilen. Zum einen sind sie für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zuständig. Das umfasst die Kommunikation mit der Presse und die Außendarstellung des Landratsamtes. Sie bearbeiten zum Beispiel Presseanfragen, schreiben Pressemitteilungen und Verwaltungsberichte oder organisieren Pressegespräche. Die Pressestelle fungiert als Ansprechpartner für sämtliche Pressevertreter, was unter anderem dem Schutz der MitarbeiterInnen dient. Das zweite Aufgabengebiet stellt die Referententätigkeit für den Landrat dar. Die Mitarbeiterinnen unterstützen den Landrat bei der Wahrnehmung seiner Repräsentationsaufgaben. Sie schreiben Reden, Grußworte und organisieren öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen.

Während der Zeit in der Pressestelle habe ich einige Grußworte zu verschiedenen Anlässen geschrieben. Feiert zum Beispiel ein Verein oder eine andere Institution ein Jubiläum, so bitten sie häufig den Landrat um ein Grußwort für ein Jubiläumsheft oder Ähnliches. Nachdem der Landrat seine Zustimmung erteilt hat, beginnt die Arbeit für die Pressestelle. Am Anfang steht die Recherche zu dem jeweiligen Verein oder der Institution. Nachdem genügend Informationen gesammelt wurden geht es an die Formulierung. Ich selbst durfte Grußworte für das Jubiläum eines Kirchenchors und für ein regionales Telefonbuch verfassen.

Zudem durfte ich einige Pressemitteilungen zu den unterschiedlichsten Themenbereichen formulieren. Dazu zählten eine Mitteilung über eine Ausstellung im Landratsamt zum Thema „Barrierefreies Bauen“, über Dienstjubiläen, Ausgaben für das Feuerwehrwesen und die Wahlbeteiligung der 16 bis 18-Jährigen bei den Kommunalwahlen im Jahr 2014. Nachdem die Pressemitteilungen fertig gestellt waren, wurden sie mit der Bitte um Veröffentlichung an diverse Pressevertreter geschickt.

Häufig wird der Landrat zu Jubiläumsfeiern von Firmen aus dem Landkreis oder zu anderen Veranstaltungen eingeladen. Um dort ein paar Worte sagen zu können, benötigt er Informationen über die Firmen oder zu den Veranstaltungen. Einige Male hatte ich deshalb die Aufgabe, Recherchen anzustellen. Die Informationen, welche von Interesse sind, werden stichwortartig aufgeschrieben und dienen dem Landrat dann als Grundlage für eine kurze Rede. Dazu gehören unter anderem die Namen der Geschäftsführer und Ausbildungsquoten.

Außerdem stand die Erstellung des Verwaltungsberichts für die Legislaturperiode 2009-2014 an. Dieser Bericht soll den Mitgliedern des neu konstituierten Kreistages einen Überblick über die wichtigsten Verwaltungstätigkeiten der letzten Jahre geben. Dazu verfasst jedes Amt einen Bericht über die Ereignisse in seinem Zuständigkeitsbereich. Die Mitarbeiterinnen der Pressestelle haben die Aufgabe, all diese Texte durchzulesen und gegebenenfalls zu verbessern. Ich habe einige der Berichte im Hinblick auf Rechtschreibung, Grammatik und Stil gelesen und korrigiert. Gemeinsam mit einer Werbeagentur wurde danach der genaue Aufbau des Verwaltungsberichts besprochen. Hier hatte ich die Gelegenheit, mit zu der beauftragten Werbeagentur zu fahren und an einer Besprechung teilzunehmen. Nachdem die Werbeagentur einen Prototypen fertig gestellt hat, wird er gemeinsam mit dem Landrat und den Dezernenten angeschaut, wenn nötig noch einmal verändert und in den Druck gegeben.

Personalamt

Das Personalamt gliedert sich in die zwei Sachgebiete Personalservice und Personalabrechnung. Während der vier Praktikumswochen hatte ich mit Aufgaben aus dem Bereich des Personalservices zu tun. Die MitarbeiterInnen dieses Sachgebietes sind zuständig für alle Personalangelegenheiten von der Bewerbung über die Einstellung neuer MitarbeiterInnen bis hin zur Erarbeitung und Durchführung von Personalentwicklungsmaßnahmen. Während des Praktikums hatte ich sowohl umfangreichere als auch kleinere Aufgaben zu bearbeiten.

Eine meiner Hauptaufgaben über den Zeitraum der gesamten vier Wochen war es, einen Willkommensordner für neue MitarbeiterInnen zu erstellen. Bisher haben neu eingestellte Beschäftigte an dem Tag ihres Dienstantritts verschiedene Dokumente wie beispielsweise ein Organigramm des Landratsamtes, eine Broschüre mit Mitarbeiterinformationen von A-Z und ihren Arbeitsvertrag bekommen. Diese wurden lediglich in eine Dokumentenmappe gelegt. Um für mehr Ordnung und eine schönere Darstellung des Landratsamtes zu sorgen, sollte ich einen Ordner, der alle wichtigen Informationen rund um den Arbeitsplatz enthält, erstellen. Für diese Aufgabe war es vorteilhaft, dass ich als „außenstehende Person“ einen Blick dafür hatte, welche Informationen für neu eingestellte Mitarbeitende besonders hilfreich sind. Die benötigten Informationen und Materialien musste ich selbst besorgen, unter anderem bei anderen Stellen im Landratsamt. Um weitere Anregungen für den Ordner zu bekommen, durfte ich die Einstellung zweier neuer MitarbeiterInnen begleiten. Auf diese Weise sind im Laufe der Bearbeitung immer neue Ideen hinzugekommen, bis am Ende ein übersichtlicher Ordner mit den wichtigsten Informationen entstanden ist. Nach der Fertigstellung des Ordners habe ich noch eine Checkliste für die Zusammenstellung des Ordners erstellt. Diese beinhaltet alle Dinge, die jeweils individuell auf den neuen Mitarbeitenden angepasst, sowie Dokumente, welche ausgedruckt und in den Ordner einsortiert werden müssen.

Zudem durfte ich mir eine neu konzipierte Mitarbeiterdatenbank genauer anschauen und Verbesserungsvorschläge für diese machen. In die Datenbank sollen zukünftig bei der Einstellung neuer MitarbeiterInnen oder im Falle des Ausscheidens eines/einer Mitarbeitenden alle benötigten Daten eingepflegt werden. Alle beteiligten Stellen bekommen Zugriff auf diese Datenbank, allerdings nur auf die von ihnen benötigten Daten. Diese zentrale Verwaltung soll die Zusammenarbeit der bei solchen Vorgängen beteiligten Stellen erleichtern. Die Mitarbeiterdatenbank wird gemeinsam vom Personalamt und der EDV entwickelt.

Ein weiteres Projekt, das ich selbstständig erarbeiten durfte, drehte sich um das Thema „Gesundheitsmanagement für Führungskräfte“. Dieses Thema sollte im Rahmen eines hausinternen Seminars für Führungskräfte des Landratsamtes (Amtsleiter und Dezernenten) angesprochen werden. Meine Aufgabe war es, eine PowerPoint Präsentation zu diesem Thema anzufertigen und den Ablauf eines Workshops für die Teilnehmenden des Seminars zu konzipieren. Das Gesundheitsmanagement dient dazu, Maßnahmen zu entwickeln und durchzuführen, die dazu dienen, die Gesundheit der MitarbeiterInnen zu fördern. Dieses Thema gewinnt im Zuge des demografischen Wandels zunehmend an Bedeutung für Arbeitgeber. Ziel des Seminars zum Gesundheitsmanagement ist es, die Führungskräfte für den Einfluss ihres Verhaltens auf die Gesundheit und Zufriedenheit ihrer MitarbeiterInnen zu sensibilisieren. Die Präsentation diente als Input zum Thema und sollte den Teilnehmenden einen Überblick über das Thema geben. Mit Hilfe des Workshops sollten die Teilnehmenden aktiv einbezogen werden, um ihr eigenes Führungsverhalten im Hinblick sowohl auf ihre eigene Gesundheit als auch die ihrer MitarbeiterInnen zu reflektieren. Im Rahmen dieser Aufgabe habe ich einen Evaluationsbogen erstellt, der den MitarbeiterInnen die Möglichkeit bieten soll, das Führungsverhalten des/der Vorgesetzten zu beurteilen.

Zusätzlich habe ich mich mit der Gestaltung des Internetauftrittes des Landratsamtes beschäftigt. Ziel dieser Arbeit war es, die Seite benutzer- und bürgerfreundlicher zu gestalten. Da die Zuständigkeit für die Pflege der Homepage innerhalb der Behörde zur Zeit des Praktikums noch nicht geklärt war, konnte ich meine Änderungsvorschläge lediglich schriftlich festhalten. Die Umsetzung in die Praxis erfolgte noch nicht. Sobald die Zuständigkeit geklärt und mit der Überarbeitung der Seite begonnen wird, sollen meine Ausführungen als Anleitung für vorzunehmende Änderungen dienen. Auf der Internetseite werden unter anderem die verschiedenen Ämter und ihr jeweiliger Zuständigkeitsbereich vorgestellt. Da auf der Seite des Personalamtes eine solche Beschreibung noch nicht vorhanden war, hatte ich zusätzlich die Aufgabe, einen Text zu formulieren, in dem erklärt wird, wie dieses Amt aufgebaut ist und welche Aufgaben es erfüllt.

Das Personalamt ist auch für die Bearbeitung von Dienstunfällen zuständig. Um einen Überblick über diese zu haben, wird eine Statistik geführt. Ich hatte die Aufgabe, die gemeldeten Dienstunfälle nach Quartalen geordnet in eine bereits vorhandene Statistik einzupflegen.

Anforderungen und Qualifikationen

Für meine Aufgaben in der Pressestelle war soziologisches Fachwissen nicht explizit notwendig. Was es bei den jeweiligen Aufgaben zu berücksichtigen gibt, wurde mir jeweils von meiner Betreuerin erklärt. Bei den Aufgaben in dieser Abteilung mussten vor allem stilistische Aspekte beim Formulieren und Überarbeiten von Texten berücksichtigt werden. Die Schlüsselqualifikation „Einführung in die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit“ wäre für meine Tätigkeiten in diesem Bereich sicherlich von Vorteil gewesen. Aufgrund des beschränkten Teilnehmerkontingentes dieses Kurses war es für mich nicht möglich, diese Qualifikation zu erlangen.

Für die Bearbeitung der Aufgaben im Personalamt konnte ich Fähigkeiten und Kenntnisse aus dem Studium der Soziologie und einiger Schlüsselqualifikationskurse zur Anwendung bringen. Während der Arbeit an der Präsentation zum Thema „Gesundheitsmanagement für Führungskräfte“ konnte ich sowohl auf meine Kenntnisse über die Entwicklung der Sozialstruktur Deutschlands als auch über deskriptive Statistik zurückgreifen. Um den Anlass dieser Personalentwicklungsmaßnahme zu verstehen, war das im Studium erworbene Wissen über den demografischen Wandel nützlich. Es half mir dabei, die Intention dieser Maßnahme zu verstehen. Geringe Geburtenraten und steigende Lebenserwartungen führen in vielen Industrieländern zu einer Alterung der Gesellschaft. Dieses Phänomen stellt auch Arbeitgeber vor neue Probleme. So wird die Gewinnung von Nachwuchskräften zunehmend schwieriger. Außerdem steigt das Durchschnittsalter der Belegschaft an. Um die Gesundheit und damit auch die Arbeitskraft der Beschäftigten aufrechtzuerhalten und zu fördern, wurden unterschiedliche Maßnahmen wie zum Beispiel die Einführung eines Gesundheitstages im Landratsamt ergriffen. Das geplante Seminar sollte dazu dienen, weiterhin auf dieses Thema aufmerksam zu machen.

Für die Erstellung der Präsentation musste ich zuerst eine Recherche anstellen und mich mit dem Themengebiet vertraut machen. Zusätzlich habe ich Daten über die Anzahl der Fehltage aller Beschäftigten bekommen. Diese Zahlen konnte ich mit Hilfe von Excel in Statistiken darstellen. Mit dem Umgang mit Excel wurde ich in einem methodenpraktischen Seminar vertraut gemacht. Ich konnte verschiedene Lagemaße, wie das arithmetische Mittel, berechnen und grafisch darstellen. Die inhaltliche Interpretation der Schaubilder und Zahlen war wegen der Kenntnisse aus Statistik I unproblematisch. Im Rahmen meiner Beschäftigung mit diesem Thema kam ich mit einer Studie des amerikanischen Gallupinstituts über die Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsleistung in Kontakt. Dieses Institut wurde im Rahmen der amerikanischen Präsidentschaftswahlen 1936 bekannt und beschäftigt sich vor allem mit Meinungsumfragen (vgl. Diekmann 2012: 373). Hier kamen meine Kenntnisse über quantitative Methoden der empirischen Sozialforschung sowie der Statistik zum Einsatz. Durch das in dieser Vorlesung Gelernte konnte ich nachvollziehen, wie die zugrunde liegenden Daten erhoben wurden. In der von mir verwendeten Studie wurden die Daten mittels telefonischer Befragungen gewonnen. Es wurden computerunterstützte Telefoninterviews (CATI) durchgeführt (vgl. Diekmann 2012: 501 f.). Die Befragten ArbeitnehmerInnen wurden durch eine Zufallsstichprobe aus der Grundgesamtheit ermittelt. Mit Hilfe einer mehrstufigen Zufallsauswahl wurden zuerst verschiedene Haushalte und anschließend einzelne Personen aus einem Haushalt ausgewählt. So kommt eine Auswahl an Personen zustande, welche es erlaubt, „(…) die induktive Statistik des Schließens von der Stichprobe auf die Population (…)“ (ebd.: 380) anzuwenden.

Bei der Konstruktion des Evaluationsbogens haben mir meine Kenntnisse über die Gestaltung von Fragebögen sowie das praktische Wissen über den Umgang mit Fragebögen und ihrer Auswertung aus dem Schlüsselqualifikationskurs „Einführung in die Datenanalyse mit Stata“ geholfen. Bei der Formulierung der Fragen konnte ich darauf achten, dass diese kurz und verständlich sind, keine doppelten Verneinungen enthalten und nicht mehrere Dimensionen gleichzeitig abfragen (vgl. ebd.: 479f.).

Während des Praktikums hat mir das oben beschriebene Wissen über die Entwicklung der Sozialstruktur Deutschlands dabei geholfen zu verstehen, warum ein Willkommensordner eingeführt werden soll. Da die Gewinnung von Nachwuchskräften im Zuge des demographischen Wandels immer schwieriger wird, werden Maßnahmen ergriffen, die darauf abzielen, die Attraktivität des Landratsamtes und die Identifikation der MitarbeiterInnen mit ihrem Arbeitgeber zu erhöhen. Eine dieser Maßnahmen stellte der Willkommensordner dar. Er enthält persönliche Daten des/der jeweiligen Mitarbeitenden, Informationen über den Landkreis, das Landratsamt, das jeweilige Amt des/der neuen Mitarbeiters/in, aber auch über die Leistungen des Landratsamtes als Arbeitgeber und Möglichkeiten der Freizeitgestaltung. Diese Tätigkeit hat dazu beigetragen, dass sich meine Kenntnisse über verschiedene Computerprogramme erweitert und mein Umgang mit ihnen verbessert haben.

Reflexion

Insgesamt hat mir das Praktikum gut gefallen und mich in meiner Studienwahl bestärkt. Der Einblick in die Praxis hat mir geholfen zu sehen, welche Tätigkeiten angesichts meiner Qualifikationen für das zukünftige Berufsleben in Frage kommen. Ich hatte die Möglichkeit zu erfahren, bei welchen Aufgaben das theoretische sowie methodische Fachwissen eines/er Soziologen/in in der Berufspraxis zum Einsatz kommt. Vor allem im Rahmen der Tätigkeiten im Personalamt konnte ich auf Inhalte des bisherigen Studiums zurückgreifen und somit einen Zusammenhang zwischen den Studieninhalten und der praktischen Tätigkeit erkennen. Kenntnisse über die Sozialstruktur Deutschlands waren sowohl im Zusammenhang mit der Erstellung des Willkommensordners als auch mit dem Thema Gesundheitsmanagement hilfreich. Ebenso kam mein Wissen über Statistik bei der Bearbeitung der Aufgaben zum Einsatz. Es hat sich gezeigt, dass mein Fachwissen auch als Hintergrundwissen nützlich ist. Ebenso hat sich die Fähigkeit, verschiedene qualitative und quantitative Methoden der Sozialforschung anzuwenden, bei einigen Aufgaben als hilfreich erwiesen.

Mit der Auswahl der Praktikumsstelle war ich sehr zufrieden. Mir wurde immer eine Betreuerin zugewiesen, so dass für mich klar war, an wen ich mich bei Fragen oder Sonstigem wenden kann. Auch die Aufgabenstellungen wurden klar formuliert, sodass ich wusste, was von mir erwartet wird. Bei Fragen konnte ich mich jederzeit an den/die jeweilige/n Ansprechpartner/in wenden, ohne das Gefühl zu haben, diese/n zu stören. In beiden Bereichen, in denen ich mein Praktikum absolviert habe, herrschte ein angenehmes Arbeitsklima. Abgesehen von den Kernarbeitszeiten, zu denen alle MitarbeiterInnen anwesend sein müssen, durfte ich mir meine Arbeitszeiten frei einteilen.

Während des Praktikums durfte ich selbstständig arbeiten und viele eigene Ideen in die Bearbeitung der Aufgaben einfließen lassen. Zu den erfüllten Arbeiten habe ich immer eine Rückmeldung meiner Betreuerin bekommen. Am Ende des Praktikums im Personalamt hatte ich die Gelegenheit, den von mir erstellten Willkommensordner der Amtsleiterin vorzustellen und ihr meine Überlegungen dazu zu erklären. Mir wurde versichert, dass dieser Willkommensordner für neue MitarbeiterInnen übernommen und in die Praxis umgesetzt wird. Ich habe mich auf der Praktikumsstelle wohl gefühlt und das Gefühl, dass sich meine Arbeit gelohnt hat und sie wertgeschätzt wurde. Meine Betreuerinnen haben sich bemüht, mir einen möglichst breiten Einblick in die Tätigkeiten zu geben und mich auch zu externen Terminen und anderen Besprechungen mitgenommen.

Insgesamt hat mir die Tätigkeit im Personalamt besser gefallen als die in der Pressestelle. Zum einen entsprach die Arbeit im Personalamt mehr meinen persönlichen Interessen und Fähigkeiten. Zum anderen waren die Aufgaben dort vielfältiger und boten öfter die Möglichkeit, auf das soziologische Wissen zurückzugreifen, während ich in der Pressestelle häufig mit dem Formulieren von Texten beschäftigt war. Gut gefallen hat mir auch, dass ich im Personalamt sowohl kleinere als auch umfangreichere Aufgaben bekommen habe. So hatte ich die Gelegenheit, mich tiefer in die einzelnen Themen einzuarbeiten und konnte das Ergebnis über einen längeren Zeitraum entwickeln.

Nach der Erfahrung aus diesem Praktikum kann ich mir eine spätere berufliche Tätigkeit in der öffentlichen Verwaltung sehr gut vorstellen. Durch mein Nebenfach besteht zusätzlich die Möglichkeit, in anderen Ämtern zu arbeiten und sich auch mit verwaltungsrechtlichen Fragen zu beschäftigen. Nach der Beendigung meines Bachelorstudiums würde mich zusätzlich die Tätigkeit in der Personalabteilung eines privaten Unternehmens interessieren. Um einen Vergleich zwischen öffentlicher Verwaltung und Privatunternehmen zu ermöglichen, möchte ich noch ein Praktikum in einem privaten Unternehmen machen. Danach würde ich für den Fall eines anschließenden Masterstudiums einen Studiengang wählen, der entweder einen Bezug zur Verwaltungswissenschaft oder zu Human Resources hat.

Literaturverzeichnis

Bundesagentur für Arbeit (2005): Arbeitsmarkt Soziologen: Punkten mit Projekterfahrung. ABI Berufswahl-Magazin, Jg. 29 (2005), Nürnberg (ed.). H. 5, 27-29. online unter: http://doku.iab.de/abi/2005/abi2905_27.pdf (Stand: 27.12.2014)

Diekmann, Andreas (2012): Empirische Sozialforschung. Grundlagen, Methoden, Anwendungen, 6. Aufl., Reinbek: Rowohlt, S. 373 und 479 f.

Grau, Ingeborg (2002): Als Soziologin in der Verkehrsplanung. In: Sozialwissenschaften und Berufspraxis 25, S. 151-156. online unter: http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0168-ssoar-37775 (Stand: 27.12.2014)

*Anmerkung der Redaktion (15.04.2015, 12:39 Uhr): Auf Paulines Wunsch haben wir ihren Nachnamen nicht veröffentlicht.

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